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Centro Universitário Franciscano implanta Secretaria Digital

Foto: Mark Braustein

Com foco na sustentabilidade, o Centro Universitário Franciscano implanta a Secretaria Acadêmica Digital, sistema que busca tornar virtuais todos os documentos dos atuais alunos da instituição até dezembro deste ano. A ideia é reduzir o gasto de papel, organizar e dar agilidade a processos da Divisão de Registro e Controle Acadêmico (Derca).

O coordenador da secretaria, Leonardo Silva de Camargo, destaca: “nós temos um acúmulo muito grande de papel. Percebendo isso, a gente começou algumas reuniões para estabelecer tecnologias que facilitassem esse trabalho e diminuíssem o numero de papel gerado”.

Etapa de adaptação

O trabalho de virtualizar os documentos impressos dos alunos começou no dia 16 de agosto e, até agora, foram digitalizados documentos de mais de cinco mil alunos. A meta é passar para o meio eletrônico todos os impressos dos atuais acadêmicos da instituição até dezembro deste ano.

Neste semestre, os novos alunos dos cursos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda, Enfermagem e Sistemas de Informação já foram matriculados virtualmente. A partir do próximo vestibular, todos os estudantes que ingressarem na instituição terão seus documentos originais digitalizados durante a matrícula e o cadastro será apenas eletrônico.

O aluno Mark Braunstein, acadêmico de Publicidade e Propaganda, já precisou ir até a Derca para retirar documentos, encaminhar contratos de estágio e outros procedimentos. Com as mudanças, ele espera mais agilidade: “eu acho que vai ficar mais rápido, a gente perde menos tempo esperando”.

Preparação para o sistema

A equipe da secretaria digital do Centro Universitário Franciscano recebeu um treinamento de sete dias através da empresa que desenvolveu o programa que armazena e organiza os documentos, chamado Ábaris. Também recebeu apoio da CONSAE (Consultoria em assuntos educacionais), que auxilia as instituições que pretendem migrar seus dados do Registro Acadêmico do meio físico para o digital.

De acordo com a CONSAE, apenas 26 instituições de ensino no Brasil utilizam a secretaria digital até agora. O Centro Universitário Franciscano é a segunda do Rio Grande do Sul a implantar o sistema. “Na época a gente ficou um pouco surpreso, até porque a gente não sabia disso, mas ao mesmo tempo isso trouxe grande responsabilidade, a gente viu que o trabalho deveria ser muito bem feito”, conta Camargo.

Tendência nas instituições

Apesar do pequeno número de usuários até o momento, as secretarias digitais são uma tendência para as instituições, devido às soluções que elas apresentam. A agilidade será possível porque a máquina que faz o scanner dos documentos consegue tornar virtuais 70 páginas por minuto. Assim, os alunos têm acesso aos documentos sem precisar ir até a Derca, podendo fazer tudo pelo meio online.

Por Fabiana Lemos, acadêmica do curso de jornalismo

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Foto: Mark Braustein

Com foco na sustentabilidade, o Centro Universitário Franciscano implanta a Secretaria Acadêmica Digital, sistema que busca tornar virtuais todos os documentos dos atuais alunos da instituição até dezembro deste ano. A ideia é reduzir o gasto de papel, organizar e dar agilidade a processos da Divisão de Registro e Controle Acadêmico (Derca).

O coordenador da secretaria, Leonardo Silva de Camargo, destaca: “nós temos um acúmulo muito grande de papel. Percebendo isso, a gente começou algumas reuniões para estabelecer tecnologias que facilitassem esse trabalho e diminuíssem o numero de papel gerado”.

Etapa de adaptação

O trabalho de virtualizar os documentos impressos dos alunos começou no dia 16 de agosto e, até agora, foram digitalizados documentos de mais de cinco mil alunos. A meta é passar para o meio eletrônico todos os impressos dos atuais acadêmicos da instituição até dezembro deste ano.

Neste semestre, os novos alunos dos cursos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda, Enfermagem e Sistemas de Informação já foram matriculados virtualmente. A partir do próximo vestibular, todos os estudantes que ingressarem na instituição terão seus documentos originais digitalizados durante a matrícula e o cadastro será apenas eletrônico.

O aluno Mark Braunstein, acadêmico de Publicidade e Propaganda, já precisou ir até a Derca para retirar documentos, encaminhar contratos de estágio e outros procedimentos. Com as mudanças, ele espera mais agilidade: “eu acho que vai ficar mais rápido, a gente perde menos tempo esperando”.

Preparação para o sistema

A equipe da secretaria digital do Centro Universitário Franciscano recebeu um treinamento de sete dias através da empresa que desenvolveu o programa que armazena e organiza os documentos, chamado Ábaris. Também recebeu apoio da CONSAE (Consultoria em assuntos educacionais), que auxilia as instituições que pretendem migrar seus dados do Registro Acadêmico do meio físico para o digital.

De acordo com a CONSAE, apenas 26 instituições de ensino no Brasil utilizam a secretaria digital até agora. O Centro Universitário Franciscano é a segunda do Rio Grande do Sul a implantar o sistema. “Na época a gente ficou um pouco surpreso, até porque a gente não sabia disso, mas ao mesmo tempo isso trouxe grande responsabilidade, a gente viu que o trabalho deveria ser muito bem feito”, conta Camargo.

Tendência nas instituições

Apesar do pequeno número de usuários até o momento, as secretarias digitais são uma tendência para as instituições, devido às soluções que elas apresentam. A agilidade será possível porque a máquina que faz o scanner dos documentos consegue tornar virtuais 70 páginas por minuto. Assim, os alunos têm acesso aos documentos sem precisar ir até a Derca, podendo fazer tudo pelo meio online.

Por Fabiana Lemos, acadêmica do curso de jornalismo