Você já reparou na quantidade de papel que secretarias, escritórios e departamentos consomem? Já parou para pensar se realmente tem que imprimir documentos, trabalhos, letras de músicas e até recados das redes sociais? Em tempos de tecnologia, muitas pessoas ainda acreditam que documentos só têm valor se forem físicos. E você tem dificuldade em se desapegar da leitura no papel? Se você é daqueles que imprime um documento só para ler, está na hora de conhecer a Secretaria Acadêmica Digital.
Para diminuir a quantidade de pastas físicas, otimizar espaço e colaborar com a preservação do meio ambiente, a secretaria da Divisão de Registro e Controle Acadêmico (Derca) do Centro Universitário Franciscano implantou em maio de 2013 a Secretaria Acadêmica Digital, que digitaliza o acervo de documentos. Para cumprir o propósito, os responsáveis trabalham de duas formas: digitalizam os documentos existentes e evitam a emissão e acondicionamento de mais papéis. O diretor da Derca, Leonardo Camargo, enfatiza que não adianta digitalizar e continuar produzindo mais. “Digitalizamos o acervo já existente, eliminamos o que for possível deste material e virtualizamos novos processos”, explica.
Existem inúmeros processos acadêmicos que geram documentos físicos, desde a notificação de afastamento de um aluno, a atestados médicos, formulários, matrículas, etc. Tanto papel, além de ocupar espaço, é nocivo ao ecossistema. “Nosso objetivo é reduzir o máximo possível dessas documentações e transformá-las em PDFs. Com isso teremos uma redução gradativa na emissão de papéis. É um trabalho de formiguinha, mas é muito importante”, declara Leonardo.
A ideia
A ideia da secretaria digital surgiu a partir de um curso sobre digitalização que Leonardo fez em 2012. Ele conta que o térreo do prédio 2 da Unifra já não comportava mais a quantidade de pastas e arquivos. Dessa necessidade, o diretor empenhou-se em frear a produção de papéis e assim, reduzir o espaço e o tempo dispensado em busca de documentos. “Toda vez que precisávamos de um papel, tínhamos que nos deslocar. Agora temos o documento na mesa de trabalho”, relata. Com essa iniciativa, a Divisão de Registro e Controle Acadêmico uniu otimização da rotina do trabalho com prática sustentável. O objetivo é que a maioria dos processos acadêmicos sejam virtuais, pois o Ministério da Educação ainda exige que alguns documentos sejam impressos.
Para esclarecer:
Para muitas pessoas, os documentos só têm valor se forem físicos, mas as coisas mudaram. Uma assinatura digital tem tanto valor, quanto o documento endossado em mãos.[dropshadowbox align=”none” effect=”lifted-both” width=”570px” height=”” background_color=”#ffffff” border_width=”1″ border_color=”#dddddd” ] A Assinatura Digital, como o próprio nome diz, serve para assinar qualquer documento eletrônico. Tem validade jurídica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho. É uma tecnologia que utiliza a criptografia e vincula o certificado digital ao documento eletrônico que está sendo assinado. Assim, dá garantias de integridade e autenticidade. A validade e admissibilidade legal da assinatura digital são garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, conferindo presunção de veracidade jurídica em relação aos signatários nas declarações constantes dos documentos em forma eletrônica. Fonte: https://www.documentoeletronico.com.br/assinatura-digital.asp[/dropshadowbox]
Para onde vai o papel dispensado?
O papel dispensado pela Derca é triturado e armazenado em sacos para doação. Por não haver um destino específico, algumas vezes, funcionários encaminham o material para pessoas ou entidades que trabalham com reciclagem. A Divisão já procurou , mas ainda não conseguiu um destinatário fixo.
Plástico também não é bem-vindo na Derca
Para contribuir com a preservação do meio ambiente, funcionários da Derca deixaram de utilizar copos descartáveis, tanto para água, quanto para o cafezinho. Embora haja um desinteresse dos catadores pelo plástico, porque não dá lucro para as empresas de reciclagem, o material é altamente nocivo ao ecossistema e leva, no mínimo, 400 anos para se decompor. A fim de colaborar para mudar esta realidade, Camargo conta que cada funcionário do Departamento tem sua garrafinha para água e carrega a própria xícara de café.
E você? O que pode fazer para colaborar com o meio ambiente?
Fotos: Joana Günter (Laboratório de Fotografia e Memória)
